Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam thường phát sinh các tài liệu, chứng từ bằng tiếng nước ngoài thì xử lý như thế nào cho đúng quy định?
Công ty TNHH Kế Toán Vina – Công ty chuyên cung cấp dịch vụ kế toán cho Doanh nghiệp Nhật Bản và dịch vụ kế toán cho Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại TPHCM và Hà Nội xin chia sẽ bài viết này:
a. Theo quy định của pháp luật kế toán
Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán có quy định:
Điều 120. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ… Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Như vậy các chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt theo hướng dẫn trên đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
b. Không dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt có bị xử phạt?
Theo quy định tại nghị đinh 41/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 03 năm 2018 thì
Điều 8 Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.
Như vậy, theo pháp luật kế toán, nếu Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định, Doanh nghiệp có thể bị xử phạt lên tới 10.000.000 đồng.
Theo quy định của Luật quản lý thuế, Điều 5. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế
1. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế bao gồm tài liệu kèm theo hồ sơ thuế, công văn, đơn từ và các tài liệu khác do người nộp thuế, tổ chức được uỷ nhiệm thu thuế và các tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan thuế. Đối với những văn bản, hồ sơ phải nộp cơ quan thuế theo quy định thì người nộp thuế nộp 01 bộ.
2. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế phải ký, ban hành đúng thẩm quyền; thể thức văn bản, chữ ký, con dấu trên văn bản phải thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư.
3. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế được thực hiện thông qua giao dịch điện tử thì phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
4. Ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt. Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch. Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.
c. Hướng dẫn của Tổng cục thuế
Theo hướng dẫn tại Công văn số 1039/TCT-CS ngày 9/4/2021 của Tổng Cục Thuế về việc sử dụng hóa đơn thương mại từ nhà cung cấp nước ngoài
Căn cứ điều 20 Luật kế toán 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của quy định về hóa đơn
1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Căn cứ Khoản 5 Điều 5 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định về chứng từ kế toán:
“5. Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật kế toán ra tiếng Việt. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác của đơn vị kế toán không bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Như vậy:
+ Hóa đơn ghi bằng tiếng nước ngoài (như hóa đơn thương mại) khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu ra tiếng Việt cho mục đích tính thuế TNDN.
+ Riêng các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác của đơn vị kế toán không bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Do đó các Doanh nghiệp Nhật Bản nói riêng và các Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam nói chung cần nắm rõ quy định trên để tránh bị xử phạt trong quá trình hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
Công ty TNHH Kế Toán Vina – Công ty chuyên cung cấp dịch vụ kế toán tại TPHCM và Hà Nội gửi tới bạn đọc.
Quý bạn đọc có bất cứ thắc mắc nào liên quan tới bài viết hoặc dịch vụ kế toán cho Doanh nghiệp Nhật Bản, Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, vui lòng liên hệ Kế Toán Vina để được tư vấn và hỗ trợ.
