Những điểm lưu ý về giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN và lưu trừ hồ sơ người phụ thuộc năm 2025
Để chuẩn bị cho kỳ quyết toán thuế TNCN năm 2025, Công ty Kế toán Vina xin tóm tắt các điểm quan trọng về giảm trừ gia cảnh cho người lao động, cũng như hồ sơ mà cơ quan chi trả thu nhập cần thu thập và lưu trữ, như sau:
1. Thời điểm được giảm trừ người phụ thuộc khi tính lương và thuế TNCN:
– Khi tính lương, kê khai thuế hàng tháng/quý: Chỉ được áp dụng giảm trừ từ thời điểm cơ quan thuế đã trả kết quả cấp mã/ đăng ký người phụ thuộc thành công.
– Khi quyết toán thuế năm: Có thể áp dụng giảm trừ nếu đã đăng ký thành công và đúng hạn:
- Đối tượng cha mẹ, vợ chồng, con cái: Thời hạn đăng ký giảm trừ là trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.
- Đối tượng khác không nơi nương tựa mà NNT trực tiếp nuôi dưỡng: Thời hạn đăng ký là ngày 31/12 của năm tính thuế.
2. Hồ sơ Công ty cần thu thập và lưu giữ
– Văn bản ủy quyền Mẫu 41/UQ-ĐKT theo Thông tư 86/2024/TT-BTC. (form đính kèm)
– Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo Thông tư 79/2022/TT-BTC, một số trường hợp cụ thể như:
a. Con dưới 18 tuổi:
- Bản chụp Giấy khai sinh và CCCD.
b. Con từ 18 tuổi bị khuyết tật:
- Bản chụp giấy khai sinh, CCCD.
- Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định pháp luật
c. Con từ 18 tuổi đang đi học:
- Bản chụp giấy khai sinh, CCCD
- Bản chụp giấy tờ chứng minh đang theo học: thẻ sinh viên, xác nhận của nhà trường, giấy báo nhập học…
d. Cha, mẹ:
- Bản chụp CCCD
- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp, giấy khai sinh, quyết định công nhận
- Nếu còn trong độ tuổi lao động: Giấy xác nhận khuyết tật không có khả năng lao động.
e. Các trường hợp khác:
- Thực hiện theo quy định tại Thông tư 79/2022/TT-BTC.
3. Lưu trữ hồ sơ và rủi ro khi giảm trừ không đúng đối tượng hoặc hồ sơ không đầy đủ.
– Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ đầy đủ hồ sơ người phụ thuộc và xuất trình khi thanh tra/ kiểm tra thuế.
– Nếu giảm trừ không đúng đối tượng hoặc hồ sơ không đầy đủ, bị thất lạc, Công ty có thể gặp các vấn đề sau:
- Bị truy thu thuế TNCN do không đủ điều kiện tính giảm trừ giảm trừ gia cảnh theo quy định.
- Phạt 20% trên số thuế kê khai sai
- Tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế bị truy thu
- Phạt kê khai sai tờ khai thuế TNCN (mức trung bình là 6,5 triệu đồng/hành vi)”
4. Lưu ý khác
– Thực tế, khi thanh/ kiểm tra thuế, cơ quan thuế có xu hướng không chấp nhận giảm trừ đối với người phụ thuộc là đối tượng khác không nơi nương tựa mà NNT trực tiếp nuôi dưỡng (ông, bà, cháu, cô, dì…) nếu không chứng minh được các đối tượng này không thỏa mãn yếu tố “không còn nơi nương tựa”. Do đó, Công ty cần đặc biệt lưu ý giải thích rõ cho người lao động khi lựa chọn áp dụng giảm trừ cho các trường hợp này.
– Các đối tượng b, c, d, e ở mục 2 nêu trên phải không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt quá 1.000.000 VND. Việc cam kết không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng hiện tại quy định không yêu cầu NLĐ phải xác nhận bằng văn bản hay lấy xác nhận từ địa phương. Tuy nhiên trong thực tiễn, Công ty nên yêu cầu NLĐ tự cam kết bằng văn bản (form đính kèm) để làm căn cứ giảm trừ và chứng minh với cơ quan thuế khi thanh kiểm tra.
