Quản lý và bảo mật thông tin nhân sự trong tổ chức cần được ưu tiên hàng đầu. Nguồn nhân lực chính là tài sản quý giá đối với mọi doanh nghiệp. Thông tin của nhân viên về chức vụ phòng ban, lương thưởng, nhiệm vụ đảm nhận có liên quan mật thiết đến các chiến lược của một doanh nghiệp. Do đó, việc để lọt những thông tin cá nhân của nhân viên và dữ liệu liên quan đến quản lý nhân sự cho đối tượng bên ngoài biết được sẽ là một bất lợi vô cùng lớn.
Ngoài ra, bởi vì lương là một vấn đề rất nhạy cảm. Do vậy, khi thông tin về lương bị rò rỉ và gây ra những mâu thuẫn nội bộ do mức lương của mọi người không bằng nhau, đối tượng thiệt thòi nhất chính là công ty hay doanh nghiệp, bởi một công ty có sự mâu thuẫn nội bộ thì sẽ khó lòng ổn định và vững mạnh về lâu dài. Hơn thế nữa, việc tính toán lương cho nhân viên cũng cần phải đảm bảo tính chính xác cao, tuân thủ pháp luật và đúng kỳ hạn. Vì vậy dịch vụ Payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản ra đời đem lại nhiều lợi ích và vượt trội so với việc sử dụng những giải pháp khác trong việc quản lý tiền lương. Thế nhưng, liệu dịch vụ tính lương thuê ngoài này có đảm bảo mang lại hiệu quả cho công ty của bạn hay không? Hãy cùng Vina Bookkeeping tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
Dịch vụ Payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản là gì?
Giới thiệu về dịch vụ Payroll (Tính lương) cho doanh nghiệp
Quản lý tiền lương ̣̣(payroll) là việc quản lý về mặt tài chính và nhân sự mà công ty lớn nhỏ nào cũng phải thực hiện. Với những yêu cầu về sự nhanh chóng, minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật trong công việc đã tạo ra gánh nặng về thời gian và nhân lực cho các doanh nghiệp Nhật Bản.
Đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương sử dụng nguồn nhân lực để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ không chỉ tính toán tiền lương hàng tháng mà còn xử lý các thủ tục hồ sơ, đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
Tại Việt Nam, dịch vụ payroll cho doanh nghiệp Nhật Bản nhận được sự quan tâm đông đảo của rất nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài không những thế nó cũng đang trở thành xu hướng toàn cầu. Đặc biệt trong tình hình kinh tế khó khăn, dịch bệnh bùng phát nhiều công ty chọn cách cắt giảm nhân sự để tiết kiệm ngân sách cho hoạt động công ty thì việc tính lương đang dần được chuyển giao cho các đơn vị cung ứng có uy tín để thực hiện.
Doanh nghiệp Nhật Bản nào nên sử dụng dịch vụ payroll?
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ còn hạn chế về tài chính thì không nhất thiết phải duy trì cả bộ phận nhân sự tính tiền lương để tiết kiệm ngân sách hoạt động.
- Doanh nghiệp lớn có nhiều bộ phận hành chính, nhân sự không thể đảm nhận hết công việc hạch toán tiền lương chi trả cho số lượng lớn nhân viên.
Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ tính lương, payroll bên ngoài
Sử dụng dịch vụ payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản giúp đánh giá hiệu quả khoản tiền bỏ ra cho nhân viên cùng với các chi phí khác liên quan đến nhân sự. Tối ưu việc sử dụng nguồn nhân lực, tăng hiệu suất làm việc của người lao động song song với việc tạo động lực bằng các chính sách thu nhập hấp dẫn.
Tiết kiệm tiền, thời gian và tăng hiệu suất làm việc:
Khi bước vào quá trình hoạt động, doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến việc vận hành công ty sao cho để sinh lợi nhuận cao nhất. Tuy nhiên, quy trình quản lý tiền lương thường là vòng lặp hàng tháng các việc ghi chép, tính toán và chi trả. Đặc biệt công việc này không đòi hỏi tính sáng tạo cao và không mang lại giá trị gia tăng. Thay vào đó, công ty nên dành thời gian để đầu tư phát triển chuyên môn.
Hơn nữa, để xây dựng một bộ phận nhân sự chuyên tính lương cũng tốn kém không ít. doanh nghiệp sẽ phải tốn phí và thời gian quản lý nhân lực, các khoản trợ cấp, phúc lợi xã hội, các khoản tiền bảo hiểm,…. Nếu thuê nhân viên còn non kinh nghiệm thì khó đảm bảo hiệu suất làm việc cao. Tuy nhiên, tuyển kế toán viên fulltime thì thực sự cần cân nhắc kĩ giữa ngân sách bỏ ra và lợi ích nhận được bởi đây cũng chỉ là công việc hành chính nhỏ lẻ.
Doanh nghiệp bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn với cách quản lý tiền lương chuyên nghiệp từ đội ngũ kế toán chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm. Các giấy tờ, công việc chi tiết, thời gian nhập liệu được hoàn thành đúng thời hạn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn hưởng lợi từ phần mềm tính lương bởi nhà cung cấp dịch vụ payroll đã lo liệu đầy đủ, cắt giảm được khoản đầu tư thiết bị quản lý mà vẫn đảm bảo mọi công việc diễn ra hiệu quả.
Quy trình chuyên nghiệp với độ chính xác cao
Do tính chất công việc đòi hỏi sự chính xác nên dẫn đến áp lực liên quan đến con số dễ dẫn những hạch toán sai lầm, những sai số trong tính lương ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi nhân viên, làm giảm danh tiếng và lợi nhuận của công ty. Chưa kể, công ty sẽ phải nộp phạt cho các sai sót của mình và tất nhiên tiền chi trả sẽ rất tốn kém.
Một công ty lúc nào cũng gồm đa dạng kiểu hình thuê lao động từ các bộ phận khác nhau như: nhân viên full-time, part-time, nhân viên thời vụ, hợp đồng,…Vì vậy công ty cần phải hiểu biết rõ điều luật, các mức lương và mức thuế khác nhau cho từng loại nhân công. Hơn nữa, pháp luật và quy định của Chính phủ không hoàn toàn cố định, luôn có những quyết định, dự thảo sửa đổi hàng kì, hàng năm gây khó khăn cho các công ty. Đặc biệt với doanh nghiệp Nhật Bản gặp rào cản ngôn ngữ và sự khác biệt trong cơ sở pháp lý giữa các quốc gia khác nhau. Vì thế, nếu đội ngũ kế toán không nắm bắt kịp những thay đổi ấy thì mắc phải các điều vi phạm pháp luật Việt Nam là không thể tránh khỏi.
Bằng sự hỗ trợ tận tâm của đội ngũ chuyên viên luôn cập nhật các thay đổi mới liên quan đến quản lý tiền lương để đảm bảo công ty bạn luôn tuân thủ đúng luật. Dịch vụ payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản sẽ giảm thiểu tối đa các lỗi lầm xảy trong quá trình thực hiện. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ cam kết bồi thường nếu xảy ra sai sót xuất phát từ đơn vị cung ứng nên các doanh nghiệp hoàn toàn tin tưởng vào dịch vụ.
Bảo mật thông tin an toàn
Bảo mật dữ liệu luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Bộ phận tài chính – kế toán tại công ty có thể mang một số rủi ro như rò rỉ hồ sơ, bảng lương của nhân viên, chưa kể bạn còn phải xem xét liệu phần mềm tính lương có đáng tin cậy, dữ liệu riêng tư của công ty lưu trữ trên máy chủ có an toàn không.
Tuy nhiên, sử dụng dịch vụ payroll, tính lương thuê ngoài sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề khó nhằn này. Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm bởi các công ty cung ứng luôn có nghĩa vụ bảo mật và đảm bảo an toàn dữ liệu, điều này được cam kết rõ trong hợp đồng. Để xây dựng bộ phận tính lương cố định đi kèm hệ thống bảo mật cao, công ty của bạn sẽ phải cân nhắc chi khoản ngân sách đáng kể. Ngược lại, sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ cung cấp phần mềm chuyên biệt hàng đầu bảo vệ bạn khỏi các đánh cắp thông tin và rủi ro rò rỉ các thông tin thu nhập nhạy cảm.
Trước khi lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ tính payroll, lương cho doanh nghiệp Nhật Bản, bạn nên xem xét đánh giá tính bảo mật của dịch vụ tính lương thông qua các yếu tố sau:
- Hạn chế quyền truy cập vào hệ thống đối với những người không có thẩm quyền;
- Phần mềm cung cấp dịch vụ phải đảm bảo uy tín và đã được đánh giá, kiểm định bởi an ninh mạng.
Quy trình tính lương tại Vina Bookkeeping
Hạch toán tiền lương đòi hỏi độ chính xác, minh bạch cao và phải trải qua nhiều công việc khác nhau như:
1. Quản trị nhân sự:
- Xây dựng hợp đồng lao động cho nhân viên Nhật.
- Tính toán và thực hiện các thủ tục liên quan đến phúc lợi, trợ cấp, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.
- Lưu trữ hồ sơ thông tin, báo cáo cũng như tiền lương của người lao động.
- Thực hiện báo cáo biến động nhân sự cho đơn vị quản lý.
2. Quản lý tiền lương:
- Hạch toán lương, tính lương nhân sự hàng tháng.
- Tính toán lương nhận thực
- Chi trả lương cho người lao động.
- Thanh toán lương hộ (hộ có yêu cầu).
3. Báo cáo lương
- Lập và báo cáo bảng lương hàng tháng
- Báo cáo phiếu lương, bảo hiểm chính phủ
4. Hỗ trợ nhân sự
- Cập nhật, cung cấp các thông tin mới nhất quy định của Luật lao động, tiền lương tại Việt Nam cho doanh nghiệp Nhật Bản.
- Tư vấn, đưa ra các đề xuất quản lý tiền lương cho doanh nghiệp.
- Cung cấp kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài điều chỉnh lương phù hợp dựa trên thị trường Việt Nam.
5. Tuân thủ về thuế TNCN
- Lập hồ sơ khai thuế định kì nộp cho Cục Thuế.
- Chuẩn bị chứng từ khấu trừ thuế hàng năm.
- Quyết toán thuế TNCN cuối năm.
6. Đứng ra làm việc với cơ quan có thẩm quyền hộ công ty
- Báo cáo thuế thu nhập cá nhân hàng tháng.
- Báo cáo sử dụng lao động.
- Nộp các báo cáo bảo hiểm đến cơ quan.
- Nộp tiền cho các cơ quan bảo hiểm.
Các dịch vụ cung cấp thêm cho người Nhật tại Việt Nam
- Giấy phép lao động
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
- Giấy tạm trú
- Visa vào Việt Nam
- Các dịch vụ pháp lý cho người lao động tại Việt Nam
Khi nào doanh nghiệp Nhật Bản nên chọn dịch vụ payroll , tính lương độc lập thuê ngoài?
Hiện nay, rất nhiều công ty Nhật Nhật có xu hướng thuê dịch vụ tính lương bởi vì thường hay mắc phải các vấn đề sau đây:
Dễ mắc sai sót trong quá trình tính toán
Sai sót trong tính lương rất hay xảy ra nếu không cẩn thận, điều đó đồng nghĩa với tổn thất về chi phí. Hơn nữa, công ty bạn còn phải chịu trách nhiệm với nhân công và cả cơ quan nhà nước. Nhà cung cấp dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản chuyên nghiệp sẽ giảm thiểu những sai sót nghiêm trọng và đảm bảo bồi thường nếu ảnh hưởng đến hoạt động của công ty đối tác.
Tốn nhiều thời gian
Lượng công việc quá tải khiến nhân viên phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc sẽ tạo áp lức và làm giảm hiệu suất hoạt động, chưa kể điều này dễ dẫn đến nguy cơ xảy ro sai sót khi hạch toán. Dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản đủ chuyên môn thực hiện các quy trình tính lương chính xác và hiệu quả hơn.
Chi phí nhân sự tăng
Đối với các công ty vừa và nhỏ để xây dựng một bộ phận tính lương chuyên biệt thì đó sẽ là vấn đề đáng lo ngại vì gặp gánh nặng về tài chính. Do đó, nếu công ty của bạn không có quá 20 nhân công thì sử dụng dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản chắc chắn tiết kiệm hơn.
Quy định Pháp luật trở thành gánh nặng
Mỗi khi các quy định liên quan đến Luật lao động, thuế sửa đổi, doanh nghiệp Nhật Bản sẽ mang gánh nặng phải chạy theo kịp các quy tắc mới. Thông tin liên quan đến việc tính lương và thuế lạc hậu sẽ là bất lợi lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, một nhà cung cấp dịch vụ tính lương tốt sẽ luôn giúp doanh nghiệp cập nhật các kiến thức nhanh nhất
Thường xuyên nâng cấp phần mềm tính lương.
Phần mềm tính lương chuyên biệt cần được cập nhật và duy trì phiên bản mới nhất không chỉ đảm bảo đủ tính năng mà còn đem lại sự an toàn trong quá trình lưu trữ dữ liệu nội bộ công ty của phần mềm tính lương.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp còn hạn chế về ngân sách mà vừa thiếu nhân sự nội bộ, không chỉ vậy bạn cần độ chính xác cao trong việc xử lý nhiệm vụ trong thời gian ngắn nhất thì dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản là giải pháp hoàn hảo.
Vina Bookkeeping – Dịch vụ payroll, tính tiền lương chuyên nghiệp cho doanh nghiệp Nhật Bản
Các doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam thường có xu hướng sử dụng dịch vụ payroll, tính lương thuê ngoài hơn là xây dựng bộ phận tính lương nội bộ bởi vì những ưu điểm như đã đề cập ở trên. Do đó, lời khuyên đưa ra là các doanh nghiệp Nhật Bản cần thận trọng khi lựa chọn Công ty chuyên nghiệp và có uy tín trên thị trường để tăng tính tuân thủ, bảo mật thông tin, giảm rủi ro cho công ty.
Về phía Vina Bookkeeping luôn tự hào là nhà cung cấp những dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, chất lượng Nhật Bản, với nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản. Chúng tôi luôn đặt chất lượng dịch vụ, lợi ích doanh nghiệp lên hàng đầu và lấy sự sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu để phấn đấu phát triển. Hơn ai hết, chúng tôi hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện tính tiền lương.
Dịch vụ payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản tại Vina Bookkeeping không chỉ đơn thuần là tính lương mà hơn nữa là sự lắng nghe, thấu hiểu và đưa ra giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề quản lý tiền lương, tư vấn giải pháp trả lương cho phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp; đảm bảo sự công bằng cho mọi nhân viên, thúc đẩy sự gắn bó và đóng góp của người lao động cho doanh nghiệp.
Đối với dịch vụ payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản chúng tôi cam kết:
Chúng tôi cung cấp và cam kết:
Tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa
Bạn sẽ có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí dành cho các công việc quản trị như nhập dữ liệu, tính toán và kiểm tra báo cáo.
Chính xác và kịp thời
Với kinh nghiệm và tin thần phục vụ khách hàng tận tâm, chúng tôi cam kết cung cấp các báo cáo chính xác và kịp thời tuân thủ deadline của đội ngũ nhân viên
Tuân thủ quy định pháp luật
Chúng tôi thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật mới nhất và đưa ra các lời khuyên chuyên nghiệp để bạn có thể yên tâm quản trị và tuân thủ quy định mới nhất.
Giảm thiểu rủi ro thấp nhất
Chúng tôi cũng đưa ra các lời khuyên chuyên nghiệp và giải pháp áp dụng trong thực tế để khách hàng giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thuế.
Dịch vụ trọn gói payroll tính Lương là dịch vụ chuyên sâu của Công ty TNHH Kế Toán Vina (“VBK”), nhằm giúp Quý khách hàng bảo mật thông tin lương của nhân viên một cách tuyệt đối, tiền lương của nhân viên được tính toán đầy đủ, chính xác nhất theo quy định của pháp luật.
Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
- Lập bảng tổng hợp và phiếu lương cho từng người lao động.
- Tính thuế TNCN theo quy định của pháp luật.
- Tính các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc theo quy định của pháp luật.
- Tính lương thực nhận cho từng người lao động.
- Thanh toán lương hộ (nếu yêu cầu).
- Lập và nộp các báo cáo định kỳ về lao động theo quy định pháp luật.
- Lập và nộp các báo cáo định kỳ về bảo hiểm theo quy định pháp luật.
- Thực hiện các thủ tục đăng ký tăng/giảm lao động.
- Thực hiện các thủ tục về bảo hiểm bặt buộc cho người lao động.
- Kê khai và quyết toán thuế TNCN cho người lao động Việt Nam.
Dịch vụ được thực hiện bởi đội ngũ có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho Doanh nghiệp Nhật bản và FDI, có đầy đủ Giấy phép hành nghề do Bộ tài chính và Tổng cục thuế cấp. Chúng tôi cam kết chất lượng dịch vụ là trên hết (Quality First) và tinh thần Phục vụ khách hàng tận tâm (Omotenashi).
VinaBookeeping – Chuyên cung cấp Dịch vụ payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật
Địa chỉ TP.HCM: Tầng 8, Tòa nhà Central Park, 208 Nguyễn Trãi, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM
Địa chỉ Hà Nội: Tầng 12, Tòa nhà 148, 148 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Điện Thoại: (028) 3821 0375 – (028) 3821 0376
Email: info@vbk.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/VINABOOKKEEPING
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCsVrdIGo1gCGkJXivvuwmig
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.8 / 5 ( 235 votes )
