Thủ Tục Đăng Ký Nội Quy Lao Động Chi Tiết – Hướng Dẫn Cho Doanh Nghiệp Nước Ngoài
🌐 Giới Thiệu
Việc xây dựng Nội quy lao động (NQLĐ) bằng văn bản đã là yêu cầu bắt buộc đối với các Doanh nghiệp nước ngoài sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Tuy nhiên, NQLĐ chỉ chính thức có hiệu lực pháp lý sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký Nội quy lao động với cơ quan chức năng.
Công ty TNHH Kế Toán Vina sẽ hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục và các lưu ý cần thiết để doanh nghiệp bạn thực hiện đúng luật, tránh rủi ro bị xử phạt.
1. Trình Tự 3 Bước Cơ Bản Đăng Ký Nội Quy Lao Động
Thủ tục đăng ký NQLĐ được thực hiện theo quy trình rõ ràng, tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn:
Bước 1: Tham Vấn Ý Kiến Tổ Chức Đại Diện Người Lao Động
Trước khi ban hành NQLĐ, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (ví dụ: Công đoàn cơ sở, Tổ chức đại diện tập thể người lao động khác, nếu có).
- Mục đích: Đảm bảo NQLĐ hài hòa lợi ích giữa người sử dụng lao động và người lao động.
- Chứng minh: Doanh nghiệp cần có Biên bản họp/Phiếu lấy ý kiến và Văn bản góp ý (nếu có) để đính kèm trong hồ sơ đăng ký.
Bước 2: Ban Hành Quyết Định và Đăng Ký Nội Quy Lao Động
Sau khi hoàn thiện NQLĐ (có chỉnh sửa dựa trên góp ý), doanh nghiệp ban hành Quyết định về việc áp dụng NQLĐ. Sau đó, tiến hành nộp hồ sơ đăng ký.
- Cơ quan đăng ký: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Thời hạn đăng ký: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ.
Bước 3: Công Khai và Áp Dụng
Sau khi nộp hồ sơ, NQLĐ sẽ có hiệu lực.
- Thời điểm có hiệu lực: NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký.
- Công khai: Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo và công khai NQLĐ đến toàn thể người lao động tại nơi làm việc (bằng văn bản hoặc các hình thức phù hợp khác).
2. Thành Phần Hồ Sơ Đăng Ký Nội Quy Lao Động
Hồ sơ đăng ký Nội quy lao động thường bao gồm các tài liệu sau:
- Văn bản đề nghị đăng ký NQLĐ của người sử dụng lao động (theo mẫu quy định).
- Nội quy lao động: Bản chính NQLĐ đã được ban hành (có chữ ký và đóng dấu).
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
- Các văn bản có liên quan đến NQLĐ (ví dụ: Quyết định thành lập Phòng/Ban liên quan, Quy định về trách nhiệm vật chất,…) (nếu có).
3. Những Lưu Ý Quan Trọng Cho Doanh Nghiệp Nước Ngoài
Để thủ tục đăng ký diễn ra suôn sẻ và NQLĐ có tính pháp lý cao, Công ty TNHH Kế Toán Vina đặc biệt nhấn mạnh các lưu ý sau:
| Lưu Ý | Chi Tiết Cần Đảm Bảo |
| Ngôn ngữ | NQLĐ phải được lập bằng tiếng Việt. Nếu cần phiên bản song ngữ, bản tiếng Việt vẫn là căn cứ pháp lý. |
| Nội dung bắt buộc | Phải đảm bảo đầy đủ 6 nội dung chính theo Điều 118 BLLĐ 2019 (Thời giờ làm việc, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất,…). Không được thiếu. |
| Quy trình kỷ luật | Quy định về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải không trái với BLLĐ (ví dụ: Không được quy định hình thức kỷ luật khác ngoài 4 hình thức luật định). |
| Thời điểm có hiệu lực | Tuyệt đối không áp dụng NQLĐ để xử lý kỷ luật trước khi hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày cơ quan chức năng nhận hồ sơ. Vi phạm sẽ dẫn đến quyết định kỷ luật bị vô hiệu. |
| Hồ sơ lưu trữ | Doanh nghiệp phải lưu giữ cẩn thận Biên bản tham vấn ý kiến và Giấy tiếp nhận hồ sơ đăng ký của Sở LĐTBXH. |
💡 Hỗ Trợ Tuân Thủ Toàn Diện Của Kế Toán Vina
Việc đăng ký Nội quy lao động đòi hỏi sự tỉ mỉ và tuân thủ chặt chẽ về mặt thủ tục hành chính. Chỉ một sai sót nhỏ trong nội dung hoặc thời gian nộp hồ sơ cũng có thể làm NQLĐ bị vô hiệu lực, kéo theo rủi ro khi xử lý kỷ luật.
Công ty TNHH Kế Toán Vina cung cấp dịch vụ tư vấn và đại diện thực hiện toàn bộ quy trình xây dựng, tham vấn và đăng ký Nội quy lao động, để Doanh nghiệp nước ngoài tuân thủ tại Việt Nam.
