Những lưu ý quan trọng khi xây dựng Thang bảng lương năm 2026
Việc xây dựng thang lương, bảng lương là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật lao động hiện hành. Đối với doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, việc chuẩn bị một cấu trúc lương vững chắc cho năm 2026 là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính cạnh tranh, thu hút nhân tài, và quan trọng nhất là tránh bị xử phạt hành chính.
Công ty TNHH Kế Toán Vina tổng hợp 5 lưu ý quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần nắm rõ khi xây dựng, điều chỉnh Thang bảng lương cho năm 2026.
1. Lưu ý về Mức lương tối thiểu vùng (MLTT Vùng) – Căn cứ pháp lý cốt lõi
Mức lương tối thiểu vùng thường được Chính phủ điều chỉnh định kỳ (thường là hàng năm). Đây là căn cứ pháp lý bắt buộc và quan trọng nhất khi xây dựng thang bảng lương.
- Nguyên tắc: Mức lương thấp nhất trong thang lương, bảng lương (áp dụng cho người lao động làm công việc giản đơn, không cần qua đào tạo nghề) không được thấp hơn Mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.
- Đối với năm 2026: Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao việc điều chỉnh MLTT Vùng (nếu có). Khi xây dựng lại thang lương, phải đảm bảo mức lương ở bậc 1 công việc giản đơn không thấp hơn mức tối thiểu vùng mới.
- Vi phạm: Nếu trả lương thấp hơn MLTT Vùng, công ty (tổ chức) sẽ bị phạt rất nặng, có thể lên đến 000.000 VNĐ (theo Khoản 3 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
2. Nguyên Tắc Xây Dựng Thang Bảng Lương Chuẩn Quy Định ✅
Để thang bảng lương có hiệu lực pháp lý và thực tế, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau (Căn cứ theo Điều 93 BLLĐ 2019):
- Không thấp hơn Mức lương tối thiểu vùng: Mức lương thấp nhất cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định (cập nhật mới nhất năm 2025).
- Cụ thể, mức lương tối thiểu vùng đang được áp dụng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP (hoặc Nghị định mới nhất có hiệu lực từ 01/7/2024, áp dụng cho năm 2025) như sau:
| Vùng | Mức lương tối thiểu tháng (VND/tháng) | Mức lương tối thiểu giờ (VND/giờ) |
| Vùng I | 4.960.000 | 23.800 |
| Vùng II | 4.410.000 | 21.200 |
| Vùng III | 3.860.000 | 18.600 |
| Vùng IV | 3.450.000 | 16.600 |
Lưu ý: Doanh nghiệp cần xác định chính xác địa bàn hoạt động của mình thuộc Vùng nào để áp dụng mức lương tối thiểu tương ứng.
- Bảo đảm sự công bằng: Mức lương phải được xác định dựa trên:
- Mức độ phức tạp của công việc.
- Trình độ, kỹ năng thực hiện công việc.
- Mức độ hao phí sức lao động.
- Điều kiện lao động.
- Khuyến khích Năng suất: Phải có cơ chế khuyến khích người lao động tăng năng suất, nâng cao hiệu quả công việc và được tăng lương theo thâm niên, chuyên môn.
- Tham khảo ý kiến: Bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở) trước khi ban hành.
3. Quy trình tham vấn ý kiến và Công bố công khai
Mặc dù pháp luật hiện hành không yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký thang lương, bảng lương với cơ quan lao động, nhưng quy trình nội bộ lại cực kỳ quan trọng:
- Tham khảo ý kiến: Bắt buộc phải tham khảo ý kiến của Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành chính thức thang lương (Khoản 3 Điều 93 BLLĐ 2019).
- Công bố công khai: Thang lương, bảng lương phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện (Khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
- Lưu ý 2026: Sau khi điều chỉnh thang lương theo MLTT Vùng 2026, doanh nghiệp cần làm thủ tục tham vấn/công bố lại để đảm bảo tính pháp lý.
4. Cơ cấu các bậc và khoảng cách mức lương
Thang bảng lương không chỉ là công cụ pháp lý mà còn là công cụ quản lý nhân sự.
- Khoảng cách giữa các bậc: Doanh nghiệp cần xây dựng khoảng cách giữa các bậc lương một cách hợp lý, khuyến khích sự phát triển nghề nghiệp và nâng cao tay nghề của người lao động.
- Cân bằng nội bộ: Cần đảm bảo nguyên tắc trả lương bình đẳng đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau, không phân biệt giới tính (Điểm đ, Khoản 1, Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
- Lưu ý 2026: Xem xét lại các chức danh công việc, đặc biệt là các vị trí mới, để xếp vào bậc lương phù hợp nhằm tránh mâu thuẫn nội bộ.
5. Hồ sơ lưu trữ Thang bảng lương
Hồ sơ Thang bảng lương là tài liệu bắt buộc phải có để xuất trình khi cơ quan quản lý lao động tiến hành thanh tra, kiểm tra.
- Hồ sơ cần lưu trữ: Quyết định ban hành thang lương, bảng lương; Quy chế tiền lương; Biên bản tham khảo ý kiến Tổ chức đại diện người lao động (nếu có); bằng chứng về việc công bố công khai (ví dụ: Biên bản cuộc họp công bố, thông báo niêm yết).
Công ty TNHH Kế Toán Vina khuyến nghị các Doanh nghiệp nước ngoài nên rà soát lại toàn bộ hệ thống lương, thưởng của mình ngay từ quý IV năm nay để sẵn sàng tuân thủ những thay đổi của pháp luật trong năm 2026.
